Trous dans la liste de garde : d'où ils viennent et comment les éviter.

Ce qu'on appelle un trou

Un trou, c'est quand l'infirmière de l'étage, l'urgence ou la téléphoniste appelle le médecin de garde et ne trouve personne. Des fois, la case est vide. Plus souvent, il y a un nom dedans, mais ce médecin-là n'est pas de garde ce soir-là : il a échangé, il est en vacances, ou il pensait que sa fin de semaine finissait le dimanche soir. On voit à peu près les mêmes situations d'une équipe à l'autre, en GMF comme à l'hôpital.

D'où viennent les trous

1. Le désistement du vendredi midi

Un médecin tombe malade le vendredi à midi et prévient la personne qui monte la liste. Pour lui, c'est réglé. La personne qui monte la liste commence à appeler, un par un, des collègues qui sont en clinique, au bloc ou déjà partis pour la fin de semaine. Pendant ce temps, si la règle n'est pas écrite, personne ne sait vraiment qui est de garde.

2. Le congé accordé sans regarder la garde

Souvent, ce n'est pas la personne qui monte la liste qui accorde les congés. Un médecin a ses vacances approuvées en février, l'information reste dans un courriel, et la liste de mars sort avec son nom sur un jeudi de cette semaine-là. Il n'a pas envoyé de non-dispo, parce que pour lui, c'était déjà réglé.

3. L'échange qui n'a jamais été noté

La docteure A et le docteur B s'entendent entre deux patients pour échanger le mardi 13 contre le jeudi 22. Personne ne l'écrit, et la liste dit encore A le 13. Si le docteur B oublie, la téléphoniste appelle la docteure A, qui pense ne pas être de garde. Ce trou-là est difficile à voir d'avance, parce que la liste a l'air complète.

4. La fin de semaine à cheval sur deux mois

Avec des listes au mois et des fins de semaine du vendredi 17 h au lundi 8 h, il arrive qu'un bloc commence un mois et finisse le suivant. En 2027, ça tombe le vendredi 30 avril. La liste d'avril met un nom le 30. Celle de mai commence le samedi 1er avec une case vide, parce que la personne qui la monte pense que le bloc est déjà couvert. Les fériés collés à une fin de semaine, comme le lundi de Pâques, donnent le même genre de malentendu.

5. La vieille copie chez les téléphonistes

La liste est bonne, mais seulement dans le fichier de la personne qui la monte. Les téléphonistes, l'urgence ou les unités travaillent avec la version imprimée il y a deux semaines, avant trois échanges.

Comment s'organiser pour éviter les trous

Lier les congés à la garde

Le congé accordé sans regarder la liste se règle dans la demande de congé elle-même. Ajoutez-y une question : « As-tu des gardes pendant cette période, et avec qui les as-tu échangées? » Le congé est approuvé quand la réponse est réglée. C'est la personne qui part qui trouve l'échange, des semaines d'avance, au lieu que la personne qui monte la liste le découvre trois jours avant.

Pour les périodes où tout le monde veut partir en même temps (l'été, la relâche, les Fêtes), fixez la date limite des vacances plus tôt que d'habitude, avant de monter la liste. Notre article sur l'horaire des Fêtes montre comment répartir ces semaines-là.

Écrire les heures dans chaque case

« 30 avril, Dr E » ne dit pas jusqu'à quand le docteur E est de garde. Écrivez plutôt « du vendredi 30 avril 17 h au lundi 3 mai 8 h ». Ça règle la plupart des malentendus sur les fins de semaine à cheval sur deux mois et sur les fériés allongés. Ajoutez au bas de la liste la règle pour ces cas-là, par exemple : une garde appartient à la liste du mois où elle commence.

Ne reconnaître que les échanges et les remplacements inscrits

Un échange entre deux patients, c'est correct. Il faut seulement que la personne qui tient la liste le reçoive par écrit, des deux médecins, et que la nouvelle version parte le jour même. D'ici là, chacun garde sa garde d'origine. Prévoyez un seul moyen pour envoyer les échanges, que tout le monde connaît : une adresse courriel, un groupe de messagerie ou le logiciel.

La même règle vaut pour un désistement : le médecin inscrit reste de garde jusqu'à ce qu'un remplaçant soit inscrit à sa place. Prévenir lance la recherche, mais ne libère pas la garde. Notre article sur le remplacement de garde explique comment trouver quelqu'un plus vite.

Donner aux téléphonistes la liste de la semaine

Une liste du mois imprimée le 1er n'est plus bonne après le premier échange. Ce qui sert aux téléphonistes et à l'urgence, c'est une page courte : qui est de garde cette semaine, de quelle heure à quelle heure, à quel numéro, avec la date de la version. Renvoyez-la au complet à chaque changement, et demandez de jeter l'ancienne.

Écrire la chaîne d'appel au bas de la liste

Même avec tout ça, un trou finit par arriver : le médecin de garde tombe malade un samedi soir, et personne n'a encore été trouvé pour le remplacer. Écrivez au bas de la liste qui appeler, dans l'ordre, avec les numéros : la personne qui tient la liste, puis le chef de département, ou le médecin responsable en GMF. À 3 h du matin, la téléphoniste n'a pas à deviner.

Par où commencer

Pas besoin de tout changer d'un coup. Pour votre prochaine liste, faites trois choses.

1. Écrivez les heures dans chaque case, et la chaîne d'appel au bas de la liste.
2. Écrivez sous la liste qu'un échange ou un remplacement compte seulement une fois inscrit.
3. Ajoutez la question sur les gardes dans vos demandes de congé.

Le reste peut attendre la prochaine réunion. Ça se fait très bien dans un fichier Excel, à condition qu'une seule personne tienne la liste et que tout le monde sache qui c'est. Pour monter la liste elle-même, voyez notre méthode pas à pas, et pour écrire les règles de l'équipe sur une page, notre article sur la répartition équitable des gardes.

Où Synchro intervient

Synchro génère la liste à partir des types de garde et des règles que l'équipe a définis. Chaque médecin écrit ses non-dispos en français, dans ses mots, et les règles de repos sont appliquées quand la liste est générée. Le tableau de bord montre les plages couvertes, les conflits et les transferts en attente.

Quand un médecin ne peut plus faire une garde, il la publie dans le tableau de transferts. Les collègues admissibles sont avisés en même temps, l'horaire se met à jour quand l'un d'eux la prend, et le transfert est compté dans les compteurs d'équité. Tout le monde voit la même liste dans le calendrier d'équipe, et peut l'ajouter à Google Agenda ou à son calendrier Apple. Il n'y a qu'une version de la liste.

Les limites, pour être clairs. Synchro n'est pas un annuaire de garde pour tout l'établissement et n'envoie pas d'alerte de code : le département doit donner aux téléphonistes un accès ou une copie à jour. Synchro ne décide pas des règles de l'équipe, ne calcule pas la rémunération de la garde et ne contient aucune donnée de patient. Il n'y a pas d'application native, mais l'interface web fonctionne sur téléphone.

Pour aller plus loin

• Remplacement de garde : sortir de la cascade d'appels
• Comment monter la liste de garde d'un département hospitalier : méthode pas à pas
• Comment répartir les gardes équitablement dans une équipe médicale
• Comment monter l'horaire de garde d'une équipe de résidents
• 8 moments qui ruinent l'horaire de votre GMF
• Logiciel de liste de garde
• Liste de garde pour départements hospitaliers