Comment monter l'horaire de garde d'une équipe de résidents.

Avant de commencer : qui est dans le service ce bloc-ci

Une équipe de résidents change à chaque bloc. Il y a les résidents du programme, ceux qui appartiennent au service et qu'on retrouve d'un bloc à l'autre pendant l'année. Il y a les résidents d'autres programmes, qui font un stage de quatre semaines dans le service : ils arrivent au début du bloc, comme tout le monde, et repartent à la fin. Et il y a les résidents du programme qui sont ailleurs ce bloc-ci, en stage dans un autre service ou à l'option. Ceux-là ne sont pas dans votre horaire.

La distinction compte pour une seule raison. Vous pouvez tenir l'équité sur l'année avec les résidents du programme, parce qu'ils reviennent. Avec un résident de passage, l'équité se joue en quatre semaines, et il n'y a pas de bloc suivant pour corriger un écart.

L'exemple est un service fictif. Les blocs durent 28 jours et l'horaire se monte pour deux blocs à la fois : le bloc 1 va du lundi 2027-01-04 au dimanche 2027-01-31, le bloc 2 du lundi 2027-02-01 au dimanche 2027-02-28. Huit résidents du programme, de la Dre A au Dr H, sont là pendant les deux blocs. Au bloc 1, la Dre K et le Dr L viennent d'autres programmes. Au bloc 2, ils sont remplacés par la Dre M et le Dr N.

Les règles de l'entente, en pratique

Les règles de garde des résidents québécois viennent de l'entente collective entre la FMRQ et le ministère de la Santé. Dans les mots de l'entente, c'est le résident-coordonnateur, qu'on appelle d'habitude le résident en chef, qui prépare la liste de garde. Il doit répartir les heures le plus équitablement possible entre les résidents disponibles. Voici ce que les règles veulent dire quand on remplit la grille.

Règle	Ce que ça change dans la grille
Au plus six gardes en établissement par période de 28 jours	On compte par bloc de 28 jours, pas par mois de calendrier.
Au moins 48 heures entre la fin d'une garde et le début de la suivante, ou 24 heures pour deux des gardes de la période	Entre deux périodes, c'est 48 heures sans exception. On regarde la fin du bloc précédent.
Jamais plus de 16 heures en établissement sur 24 heures, puis 8 heures de repos	La journée régulière et la garde comptent ensemble dans ces 16 heures.
Deux gardes la même fin de semaine seulement si le samedi fait au plus 12 heures et le dimanche au plus 14 heures, avec 8 heures de repos entre les deux	Sinon, chaque journée de fin de semaine va à une personne différente.
Deux fins de semaine de congé, sans activité clinique, par période de 28 jours, et jamais plus de deux fins de semaine travaillées de suite	Sur un bloc de quatre fins de semaine, personne n'en travaille plus de deux.
En garde à domicile, au plus neuf gardes par 28 jours. Après 18 heures travaillées sur 24, le résident est libéré le lendemain pendant au moins 24 heures	La garde à domicile se compte à part, avec son propre maximum.
En système de nuits, au plus 20 nuits par 28 jours et cinq de suite, suivies de 48 heures de congé	Les nuits ont leur propre maximum, séparé de celui des gardes.
Libéré de garde le soir, la nuit et la fin de semaine pendant les sept jours avant un examen du Collège des médecins du Québec, du Collège royal, du Collège des médecins de famille ou du Conseil médical du Canada	Ces sept jours sont une non-dispo, à inscrire avant de placer les gardes.
En congé, le nombre de gardes de la période est réduit en proportion des jours de congé, arrondi à l'entier	La part d'un résident en vacances une semaine se calcule sur 21 jours.
Dans ses six premiers mois, un R1 de garde en établissement doit pouvoir compter sur un médecin ou un résident autre qu'un R1 sur place	De juillet à décembre, un R1 n'est jamais seul de garde à l'hôpital.
La liste est signée par le résident-coordonnateur et par la direction des services professionnels, puis remise aux résidents et à l'association au moins cinq jours ouvrables avant son début	La date de publication se fixe à rebours à partir de cette limite.

Ce sont des maximums. Votre programme ou votre service peut avoir des règles plus strictes, et c'est alors sa règle qui s'applique. Dans l'exemple, toutes les gardes sont des gardes en établissement, et le service a deux résidents de garde chaque jour, sur deux lignes de garde : les soirs du lundi au jeudi, puis le vendredi, le samedi et le dimanche.

La méthode en sept étapes

1. Faites la liste des résidents présents, bloc par bloc

Avant de toucher au calendrier, écrivez qui est là. Pour chaque bloc : les résidents du programme qui sont dans le service, les résidents d'autres programmes qui arrivent le premier jour, et les jours de congé de chacun. Pour les résidents d'autres programmes, demandez leurs noms et leurs vacances assez tôt pour les avoir avant la date limite.

Dans l'exemple, le Dr B est en vacances du lundi 18 au dimanche 24 janvier, une semaine du bloc 1. La Dre D a un examen du Collège royal le mercredi 24 février. Elle ne peut donc pas être de garde du 17 au 23 février.

2. Recueillez les non-dispos avant une date limite

Une non-dispo, c'est une date où le résident ne peut pas être de garde : vacances accordées, examen, congé parental, activité académique obligatoire. Une préférence comme « j'aimerais éviter les jeudis » se traite après, s'il reste de la place. Demandez les deux séparément, sinon vous allez négocier chaque case.

Annoncez une date et un seul endroit pour les recevoir, pas trois conversations de groupe. Pour nos deux blocs, les demandes ferment le lundi 2026-11-30 et l'horaire sort le lundi 2026-12-14, bien avant la limite de cinq jours ouvrables. Une demande qui arrive après le 30 novembre ne fait plus bouger la grille. Le résident trouve un échange avec un collègue.

3. Comptez les gardes de chaque bloc

On part des gardes à couvrir. Dans un bloc de 28 jours qui commence un lundi, il y a quatre semaines complètes. Avec deux résidents de garde chaque jour, ça donne ceci.

Colonne	Gardes par bloc	Détail
Soirs de semaine	32	Du lundi au jeudi, deux par soir, quatre semaines
Fins de semaine	24	Vendredi, samedi et dimanche, deux par jour, quatre fois
Total	56	Deux gardes par jour

Gardez les deux colonnes séparées. Une garde de samedi pèse plus qu'une garde de mardi, et si on les additionne, on ne voit plus qui a passé ses fins de semaine à l'hôpital. Dans l'exemple, une garde du vendredi compte comme une fin de semaine travaillée, parce qu'elle se termine le samedi matin.

4. Calculez la part de chacun

Au bloc 1, dix résidents sont présents, mais le Dr B n'est là que 21 jours sur 28. On compte donc 9,75 résidents. Cinquante-six gardes divisées par 9,75, ça donne 5,74 gardes par résident présent tout le bloc, et 4,31 pour le Dr B. Arrondi à l'entier, ça fait six gardes pour chacun et quatre pour le Dr B, soit 58. Il y en a deux de trop.

C'est là que sert le compte de l'année. Pour chaque résident du programme, le service note depuis juillet deux chiffres : les gardes faites, et la somme des parts dues à chaque bloc où il était dans le service. L'écart entre les deux dit qui est en avance. Le Dr G a fait 17 gardes alors que ses parts dues donnent 15,7 : il a 1,3 garde d'avance, le plus gros écart de l'équipe. Lui et le Dr F, le deuxième plus en avance, en font cinq au lieu de six. Le compte tient aussi compte des blocs passés ailleurs, puisqu'un résident en stage dans un autre service a une part due de zéro pendant ce bloc.

Les fins de semaine se traitent de la même façon. Vingt-quatre gardes de fin de semaine pour dix résidents, ça donne deux gardes chacun et quatre de plus. Elles vont aux quatre résidents du programme les plus en retard dans le compte des fins de semaine : la Dre C, la Dre E, la Dre A et le Dr H.

Résident	Écart total au 3 janvier	Écart fins de semaine	Gardes au bloc 1	Dont fins de semaine
Dre A	+0,2	−0,1	6	3
Dr B (vacances)	−0,3	+0,1	4	2
Dre C	−0,4	−1,1	6	3
Dre D	+0,1	+0,2	6	2
Dre E	−0,2	−0,8	6	3
Dr F	+0,3	+0,3	5	2
Dr G	+1,3	+0,6	5	2
Dr H	−0,5	0,0	6	3
Dre K (autre programme)	aucun	aucun	6	2
Dr L (autre programme)	aucun	aucun	6	2

Les deux dernières colonnes donnent 56 et 24, ce qu'il y a à couvrir. La Dre K et le Dr L reçoivent leur part arrondie, six gardes dont deux de fin de semaine, parce qu'ils n'ont pas de compte dans le service et qu'on ne peut pas leur rendre une garde au bloc suivant.

Avec deux résidents de garde chaque jour, presque tout le monde est au maximum de six gardes de l'entente. Personne ne peut prendre une garde de plus, alors les restes se règlent toujours vers le bas : ce sont les plus en avance qui en font cinq.

5. Placez les fins de semaine, puis les soirs de semaine

Les fins de semaine passent en premier parce qu'il y en a moins et que les règles les encadrent plus. Ici, elles sont serrées. Chaque résident a droit à deux fins de semaine de congé sur quatre, donc il en travaille au plus deux. Dix résidents qui travaillent deux fins de semaine chacun, ça fait 20 places pour 24 gardes.

Les quatre résidents qui ont trois gardes de fin de semaine en font donc deux la même fin de semaine, par exemple le vendredi et le dimanche. Ça laisse 24 heures entre les deux, l'exception que l'entente permet une fois dans la période. Le service pourrait aussi faire un samedi d'au plus 12 heures et un dimanche d'au plus 14 heures, avec 8 heures de repos entre les deux. La Dre C prend par exemple le vendredi 8 et le dimanche 10 janvier, puis le samedi 23. Le Dr B ne peut pas prendre la fin de semaine du 22 janvier, qui tombe dans ses vacances. Il prend le vendredi 8 et le dimanche 31.

Les soirs de semaine se placent ensuite, à la part calculée à l'étape 4 moins les fins de semaine déjà données. Avec six gardes en 28 jours, une tous les quatre ou cinq jours en moyenne, l'intervalle de 48 heures demande de l'attention. Les résidents qui ont déjà utilisé leur exception de 24 heures la fin de semaine ne peuvent plus faire un jeudi soir suivi d'un samedi. Pour les autres, c'est permis une fois, mais le plus simple est de ne pas le faire.

6. Vérifiez la grille résident par résident

Relire le calendrier jour par jour montre que chaque garde a un nom. Pour voir ce que chaque résident va vivre, il faut lire sa ligne au complet. Pour chacun des dix, posez quatre questions.

• A-t-il reçu sa part dans chaque colonne?
• Respecte-t-il les maximums de l'entente et de votre programme sur la période de 28 jours?
• L'intervalle entre deux gardes tient-il, y compris avec la dernière garde du bloc précédent?
• Une non-dispo reçue à temps a-t-elle été oubliée?

La troisième question est celle qu'on oublie. Si le Dr B est de garde le dimanche 31 janvier, il ne peut être de garde ni le lundi 1er ni le mardi 2 février. Entre deux périodes, l'entente demande 48 heures sans l'exception de 24 heures, et chaque bloc pris seul aurait l'air correct.

7. Publiez, puis reportez le compte au bloc suivant

Publiez à la date annoncée, avec la règle d'échange sur la même page. À la fin du bloc, mettez à jour le compte avec ce qui a été fait, échanges compris : les gardes faites, et la part due que vous avez calculée à l'étape 4. Pour le Dr B, la part due du bloc est 4,31, pas 5,74. Sans ça, ses vacances le feraient paraître en retard au bloc suivant. Les lignes de la Dre K et du Dr L ne vont pas dans le compte. Ils partent le 31 janvier.

Le deuxième bloc, avec le compte reporté

Au bloc 2, la Dre M et le Dr N arrivent le 1er février et le Dr B est là au complet. Dix résidents présents tout le bloc, 56 gardes : 5,6 chacun. Six en font six et quatre en font cinq. Les quatre qui en font cinq sont les plus en avance dans le compte au 31 janvier : le Dr G, la Dre A, la Dre D et la Dre E. Les quatre fins de semaine en trop vont aux plus en retard dans les fins de semaine : la Dre C, la Dre D, la Dre E et le Dr F.

La Dre D garde sa part entière. L'entente réduit la part pour les congés, et les sept jours avant un examen sont une libération de garde. Le service de l'exemple ne réduit donc pas sa part. Elle fait ses cinq gardes dans les trois autres semaines, et ses deux fins de semaine sont celles du 5 et du 26 février.

Résident	Écart au 31 janvier (total, fins de semaine)	Gardes au bloc 2 (dont fins de semaine)	Écart au 28 février (total, fins de semaine)
Dre A	+0,5, +0,4	5 (2)	−0,1, 0,0
Dr B	−0,6, +0,3	6 (2)	−0,2, −0,1
Dre C	−0,1, −0,6	6 (3)	+0,3, 0,0
Dre D	+0,4, −0,3	5 (3)	−0,2, +0,3
Dre E	+0,1, −0,3	5 (3)	−0,5, +0,3
Dr F	−0,4, −0,2	6 (3)	0,0, +0,4
Dr G	+0,6, +0,1	5 (2)	0,0, −0,3
Dr H	−0,2, +0,5	6 (2)	+0,2, +0,1

Le 3 janvier, il y avait 1,8 garde entre le plus en retard et le plus en avance, et 1,7 fin de semaine. Le 28 février, il en reste 0,8 et 0,7. Chaque écart qui reste est inscrit, et le prochain bloc part de ces chiffres.

Les échanges après la publication

Il y aura des échanges : un mariage, un rendez-vous, un résident qui tombe malade. Écrivez une seule règle et mettez-la sur la page de l'horaire. Un échange se fait entre deux résidents qui en informent le résident en chef. La garde compte pour celui qui la fait, dans la colonne de la garde échangée. Et l'échange doit respecter les mêmes règles que la grille : un échange qui donne une septième garde à quelqu'un ou qui colle deux gardes à 24 heures d'intervalle ne passe pas.

Notez les échanges au même endroit que l'horaire, pas dans la conversation de groupe. C'est ce qui permet de mettre le compte à jour à la fin du bloc sans relire trois semaines de messages. Notre article sur le remplacement de garde montre comment régler un désistement sans faire dix appels.

Où le fichier Excel casse

La plupart des résidents en chef héritent d'un fichier Excel du résident en chef précédent, et la méthode fonctionne dans un fichier Excel. Trois choses le font casser. Les lignes des résidents d'autres programmes changent à chaque bloc, et les formules qui comptaient les gardes pointent sur les mauvaises cellules. Le compte de l'année vit dans un autre onglet, ou dans la tête de celui qui a monté le fichier. Et les échanges faits par texto ne reviennent jamais dans le fichier, alors le compte est faux à la fin du bloc. Notre article sur les limites d'Excel fait le tour de la question pour une équipe médicale.

Si votre prochain bloc commence bientôt

Pas besoin d'avoir un compte depuis juillet pour commencer. Ressortez les horaires des blocs passés, comptez les gardes et les fins de semaine de chaque résident du programme, et calculez leur part due bloc par bloc. Une soirée suffit, et le compte existe pour le reste de l'année.

1. Faites la liste des résidents présents, bloc par bloc. Les résidents du programme, ceux des autres programmes qui arrivent au début du bloc, et pour chacun les jours de congé.
2. Recueillez les non-dispos avant une date limite. Vacances, examens, congés. Une seule date, un seul endroit. Une demande en retard se règle par un échange.
3. Comptez les gardes de chaque bloc. Les soirs de semaine et les fins de semaine, dans deux colonnes séparées.
4. Calculez la part de chacun. Divisez par le nombre de résidents présents, en réduisant la part de ceux qui ont des jours de congé. L'ajustement des restes se fait selon le compte de l'année des résidents du programme.
5. Placez les fins de semaine, puis les soirs de semaine. Les fins de semaine en trop vont aux résidents du programme les plus en retard. Les soirs de semaine remplissent le reste.
6. Vérifiez la grille résident par résident. La part, les maximums de l'entente collective, l'intervalle entre deux gardes (en regardant la fin du bloc précédent) et les non-dispos.
7. Publiez, puis reportez le compte au bloc suivant. Publiez avec la règle d'échange. À la fin du bloc, notez les gardes faites et la part due de chaque résident du programme.

Où Synchro intervient

Synchro suit cette méthode à chaque horaire. Le service choisit ce qu'il veut égaliser, par exemple les fins de semaine et les soirs de semaine, et Synchro répartit les gardes en conséquence, en reportant le compte d'une période à l'autre. Chaque résident écrit ses non-dispos en français, dans ses mots, comme « pas de garde du 17 au 23 février, j'ai mon examen le 24 ». Les maximums de garde sont appliqués quand l'horaire est généré. Quand un résident cherche un échange, la garde est offerte aux résidents admissibles en même temps, et le compte suit pour les deux. Tout le monde voit les compteurs. Quand un résident a l'impression d'en faire plus que les autres, il regarde le chiffre.

Au début de chaque bloc, vous ajoutez les résidents d'autres programmes et vous retirez ceux qui partent. Notre page sur les GMF-U dit aussi ce qui manque encore pour la partie pédagogique des résidents en médecine familiale.

Pour aller plus loin

• Résidente en chef : passer l'horaire de garde à la prochaine sans tout perdre
• Comment répartir les gardes équitablement dans une équipe médicale
• Comment monter la liste de garde d'un département hospitalier : méthode pas à pas
• Liste de garde en département hospitalier : ce qui diffère d'un GMF
• Remplacement de garde : sortir de la cascade d'appels
• Logiciel d'horaire pour GMF-U
• Logiciel de liste de garde