Répartition équitable des gardes et des quarts, automatiquement.

Oui, un logiciel peut répartir les quarts équitablement entre médecins, sans que la gestionnaire refasse le calcul à la main. À une condition : que l'équipe décide d'abord ce qu'« équitable » veut dire chez elle. Avec Synchro, vous définissez vos critères d'équité (fins de semaine, nuits, fériés), et chaque horaire généré les répartit également entre les médecins.

En bref

Points ou égalité stricte : deux approches qui échouent

Les deux façons habituelles de rendre un horaire équitable échouent pour des raisons opposées.

Le total de points donne une valeur à chaque type de quart et équilibre la somme. Il laisse les types se compenser entre eux : quatre gardes de semaine valent deux fins de semaine, et deux médecins affichent le même total alors qu'un seul a perdu ses samedis. Il oblige aussi l'équipe à s'entendre sur la valeur d'un samedi, une discussion qui ne se conclut jamais. Nous l'avons mesuré sur un modèle d'optimisation : un total parfaitement équilibré peut donner quatre quarts à un médecin et un seul à un autre. Le détail est dans notre article sur la recherche opérationnelle.

L'égalité dans chaque colonne part de la bonne intuition, mais elle est trop rigide. Exiger le même nombre de mardis matin, de jeudis soir et de samedis pour tout le monde entre en conflit avec les préférences réelles de l'équipe, et le logiciel finit par sacrifier des préférences pour égaliser des colonnes dont personne ne se soucie.

Ce qui fonctionne est entre les deux : l'équipe nomme les quelques critères qui font réellement débat chez elle, et ce sont ceux-là que le logiciel égalise.

Comment fonctionne la répartition équitable

1. Vous définissez vos critères d'équité

Chaque équipe a ses points de friction. Dans un GMF, ce sont souvent les fins de semaine et les soirées de sans rendez-vous. En obstétrique, les nuits. Ailleurs, les fériés du temps des fêtes. Vous choisissez les critères qui comptent chez vous, et c'est tout ce que Synchro égalise.

2. Synchro les égalise en générant l'horaire

L'équilibre fait partie du calcul de l'attribution, au même titre que la couverture des plages. Il n'est pas vérifié après coup dans un chiffrier. Les absences, les préférences écrites en langage naturel par chaque médecin et les plafonds (par exemple, pas plus d'une fin de semaine sur trois) sont respectés en même temps.

3. Les compteurs sont visibles par toute l'équipe

Chaque médecin voit son cumul pour chaque critère, et celui de ses collègues. Quand quelqu'un a l'impression d'en faire plus, il consulte le chiffre au lieu d'aller voir la gestionnaire.

4. Les transferts suivent

Un quart transféré à un collègue met les compteurs à jour pour les deux personnes. Le médecin qui accepte les remplacements du vendredi après-midi apparaît dans les chiffres, au lieu d'être la personne qui en fait le plus sans que ça paraisse.

5. L'équilibre se poursuit d'une période à l'autre

Un médecin plus chargé sur une période obtient la priorité pour être épargné à la suivante. L'équité se mesure sur l'année, pas seulement sur un horaire.

Ce que l'automatisation ne décide pas à votre place

Le logiciel égalise ce qu'on lui demande d'égaliser. Il ne décide pas quels critères comptent pour votre équipe, ni combien de fins de semaine par année c'est trop. Cette entente se prend en réunion, une fois, et notre article sur la répartition équitable des gardes propose un ordre du jour pour la tenir en une heure. Une fois l'entente écrite, Synchro l'applique à chaque horaire, sans que la gestionnaire refasse le calcul.

Pour aller plus loin

Questions fréquentes sur la répartition équitable des quarts

Existe-t-il un logiciel qui assure automatiquement une répartition équitable des quarts entre médecins?

Oui. Synchro génère l'horaire en égalisant, entre les médecins, les critères que votre équipe a choisis : les fins de semaine, les nuits, les fériés, les vendredis soir ou le nombre total de quarts. L'équilibre est calculé au moment de l'attribution, et non vérifié après coup, et les compteurs restent à jour après chaque transfert. Ce que le logiciel ne décide pas, c'est ce qu'« équitable » veut dire chez vous. Cette décision revient à l'équipe, une fois.

Synchro utilise-t-il un système de points?

Non. Un total de points laisse les types de quarts se compenser entre eux : quatre gardes de semaine finissent par valoir deux fins de semaine, et deux médecins affichent le même score alors qu'un seul a perdu ses samedis. Synchro garde chaque critère séparé et égalise chacun d'eux. Personne n'a à s'entendre sur ce que vaut un samedi.

Est-ce que tout le monde fait exactement le même nombre de chaque type de quart?

Seulement pour ce que votre équipe juge important. Égaliser chaque colonne sans distinction rend l'horaire rigide et entre en conflit avec les préférences : le médecin qui veut ses samedis, celui qui préfère les soirées. Vous choisissez les critères qui comptent, Synchro les égalise, et le reste de l'horaire garde la souplesse nécessaire pour respecter les préférences de chacun.

Les remplacements de dernière minute comptent-ils dans l'équité?

Oui. Quand un quart est transféré à un collègue, les compteurs suivent : le médecin qui prend le quart voit le sien monter, celui qui le cède voit le sien baisser. Le médecin qui dit toujours oui cesse d'être invisible dans les chiffres.

Qui voit les compteurs d'équité?

Toute l'équipe. Chaque médecin voit son cumul pour chaque critère et celui de ses collègues. Une discussion d'équité commence alors avec un chiffre que tout le monde peut consulter, plutôt qu'avec une impression.

Combien ça coûte?

Pour les cliniques et les GMF : 10 $ CAD par utilisateur par mois, facturé annuellement, premier mois gratuit, toutes les fonctionnalités incluses. Pour les départements hospitaliers : gratuit pendant la bêta. Les détails sont sur la page Prix.

Voir l'équité de votre équipe, critère par critère.

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