Ce qu'Excel fait bien

• Gratuit (si vous avez déjà Microsoft 365).
• Familier : tout le monde connaît.
• Flexible : vous pouvez tout personnaliser.
• Hors ligne : pas besoin d'internet.

Ce qu'Excel fait mal en GMF

1. Pas d'optimisation automatique

Excel vous oblige à calculer chaque attribution à la main. Avec 30 médecins, 10 bureaux, 50 plages par semaine, 12 contraintes par médecin, le calcul mental est hors d'atteinte. Les gestionnaires font des « à-peu-près » et espèrent que ça passe.

2. Fragile aux erreurs

Une formule effacée, une ligne déplacée, un filtre mal configuré, et tout l'horaire est faux. Les erreurs sont détectées quand un médecin arrive et se rend compte qu'il est attribué à deux endroits en même temps.

3. Silo de connaissance

Votre fichier Excel maître contient des formules complexes, des macros, une logique propre. Quand la gestionnaire part en vacances (ou démissionne), personne ne sait comment il marche. C'est un point de défaillance unique pour tout le GMF.

4. Pas d'équité calculée

« Tout le monde a 5 gardes » ne suffit pas. Les gardes de vendredi soir pèsent plus que les gardes de mercredi midi. Excel ne calcule pas cette pondération, les débats d'équité sont permanents.

5. Pas de trace

Quand un médecin dit « tu m'avais promis le mercredi libre », vous n'avez aucune trace de la décision initiale. Excel ne journalise rien.

Le calcul du ROI

Prenons un GMF typique de 30 utilisateurs (médecins + intervenants + gestionnaire).

Coût d'Excel (coûts cachés)

• Temps de la gestionnaire sur la planification : 20 h/semaine × 4 semaines = 80 h/mois.
• Coût horaire gestionnaire (salaire chargé) : ~30 $/h.
• Coût mensuel du temps gestionnaire sur planification : 2 400 $/mois.
• + Coût des erreurs (doubles réservations, conflits d'équipe, médecins frustrés) : difficile à chiffrer mais réel.

Coût de Synchro

• Abonnement : 10 $ × 30 utilisateurs = 300 $/mois.
• Temps de la gestionnaire sur la planification : ~6 h/semaine × 4 = 24 h/mois. Soit 720 $ de coût horaire.
• Total : 1 020 $/mois.

Gain net

Différence : ~1 380 $/mois de productivité récupérée, soit 16 560 $/an. Sans compter la qualité de vie de la gestionnaire.

Le moment pour changer

On voit que les GMF passent d'Excel à Synchro dans les moments suivants :

• La gestionnaire menace de démissionner (et vous réalisez que vous ne savez pas comment fonctionne son fichier Excel).
• Le GMF grossit (nouveau médecin, nouveau site) et Excel craque sous la complexité.
• Un conflit d'équipe éclate sur l'équité des gardes et vous ne pouvez rien prouver.

Pour aller plus loin

• Logiciel d'horaire GMF
• Prix
• Article détaillé : pourquoi Excel ne suffit plus