Comment monter la liste de garde d'un département hospitalier : méthode pas à pas.

Avant la première grille

Pour suivre cette méthode, le département a besoin de quatre règles écrites : qui peut faire chaque type de garde, combien de repos après une nuit, les maximums (par exemple une fin de semaine sur trois) et comment se fait un remplacement. Elles se décident une fois par année, en réunion, et pas en montant la grille. Si elles n'existent pas chez vous, notre article sur la liste de garde hospitalière explique qui les fixe, entre le chef de département et le CMDP. Celui sur la répartition équitable montre comment les écrire sur une seule page.

Les fériés se décident aussi à ce moment-là. Chaque département les traite à sa façon : certains les comptent à part, d'autres ont un tour de rôle sur plusieurs années, d'autres les traitent comme une fin de semaine plus longue. Je les laisse de côté dans l'exemple.

L'exemple est un département fictif de huit médecins : sept à temps plein et la docteure H à mi-temps. La liste se fait par périodes de deux mois, et celle qu'on va monter va du lundi 2027-01-04 au dimanche 2027-02-28. Il n'y a aucun férié dans ces dates.

La méthode en sept étapes

1. Comptez les gardes de la période

On part des gardes à couvrir, pas des médecins. Chaque type de garde a besoin d'un nom chaque jour : la garde d'étage, la garde en disponibilité à domicile, la garde de consultation. Un département qui en a trois monte trois listes, avec les mêmes médecins, et compte chacune séparément.

Notre département a un seul type de garde, divisé en deux. Du lundi au jeudi, une garde de nuit de 17 h à 8 h. Du vendredi 17 h au lundi 8 h, un bloc de fin de semaine fait par une seule personne. Sur huit semaines, ça donne ceci.

Colonne	Gardes	Détail
Nuits de semaine	32	Quatre nuits par semaine pendant huit semaines
Fins de semaine	8	Un bloc par vendredi, du 8 janvier au 26 février

On garde les deux colonnes séparées. Une fin de semaine de garde pèse beaucoup plus qu'une nuit de mardi, et si on les additionne, on ne voit plus qui a fait quoi.

2. Calculez la part de chaque médecin

Sept médecins à temps plein et une à mi-temps, ça fait 7,5 équivalents temps plein. Trente-deux nuits divisées par 7,5, ça donne 4,27 nuits par équivalent temps plein, ce qui ne se distribue pas tel quel. Le plus simple est de donner à chacun la partie entière de sa part : quatre nuits pour chacun des sept, deux pour la docteure H. Ça fait 30 nuits. Les deux qui restent vont aux deux médecins les plus en retard dans le cumul des nuits, avec le même calcul que pour les fins de semaine.

Pour les fins de semaine, l'écart compte encore plus, parce qu'il y en a peu. Le département tient un cumul sur les douze derniers mois : 52 blocs avant le début de la période. Avec les huit de la période, ça fait 60 blocs pour 7,5 équivalents temps plein. À la fin de février, chaque médecin à temps plein devrait donc en avoir fait huit, et la docteure H, quatre.

Médecin	Temps de pratique	Fins de semaine, 12 derniers mois	Cible au 28 février	Blocs à donner
Dre A	Temps plein	7	8	1
Dr B	Temps plein	7	8	1
Dre C	Temps plein	6	8	2
Dr D	Temps plein	7	8	1
Dre E	Temps plein	7	8	1
Dr F	Temps plein	7	8	1
Dr G	Temps plein	8	8	0
Dre H	Mi-temps	3	4	1

La dernière colonne donne huit au total, le nombre de blocs de la période. Sans le cumul, on aurait donné un bloc à chaque médecin à temps plein et le huitième à n'importe qui. Avec le cumul, la docteure C, qui en a fait un de moins que les autres l'an dernier, en reçoit deux. Le docteur G, qui en a fait un de plus, n'en a pas. La docteure H a fait trois fins de semaine, le plus petit chiffre du tableau, mais elle est à mi-temps : elle a seulement un bloc de retard, comme la plupart de ses collègues.

3. Recueillez les non-dispos avant une date limite

Une non-dispo, ou non-disponibilité, c'est une date où le médecin ne peut pas faire de garde : un congé accordé, une formation, une clinique dans un autre site. Une préférence, comme « j'aimerais éviter le jeudi », se traite après, s'il reste de la place. Si on demande les deux dans le même courriel, on se retrouve à négocier chaque case de la grille.

Annoncez deux dates à tout le département en même temps. Pour notre période, les demandes ferment le lundi 2026-11-23 et la liste sort le lundi 2026-12-07, quatre semaines avant la première garde. Une demande qui arrive après le 23 novembre n'est pas refusée, mais elle ne fait pas bouger la grille : le médecin doit trouver un échange avec un collègue.

Dans l'exemple, deux non-dispos arrivent à temps. La docteure C est à un congrès la fin de semaine du 22 janvier. Le docteur G est en vacances du 8 au 14 février.

4. Placez les fins de semaine en premier

Les fins de semaine passent avant les nuits parce qu'il y en a moins et qu'on a moins de marge pour les placer. On suit la dernière colonne du tableau. La docteure C en reçoit deux. Elle n'est pas disponible le 22 janvier et le département permet au plus une fin de semaine sur trois, alors elle prend, par exemple, le 8 janvier et le 5 février. Le docteur B prend le 22 janvier, le docteur F le 19 février, et les quatre autres blocs vont aux docteures A, E et H et au docteur D.

Le docteur G n'a pas de fin de semaine pendant ces deux mois, puisqu'il en avait fait une de plus que les autres. À la fin de février, les huit médecins sont à égalité, compte tenu de leur temps de pratique, et la période suivante part d'un cumul égal.

5. Remplissez les nuits de semaine

Les nuits se placent en dernier : il y en a beaucoup, donc plus de marge pour les arranger. Chacun reçoit sa part calculée à l'étape 2, sans dépasser les maximums du département. Avec quatre ou cinq nuits par médecin sur huit semaines, une règle comme « jamais deux nuits dans la même semaine » se respecte facilement.

Faites attention aux nuits collées à une fin de semaine de garde. Le docteur B finit son bloc le lundi 25 janvier à 8 h. On ne lui donne ni la nuit du lundi 25, ni celle du jeudi 21, juste avant. Le docteur G, en vacances la semaine du 8 février, fait ses quatre nuits dans les sept autres semaines.

6. Vérifiez la grille médecin par médecin

Quand on relit le calendrier jour par jour, on vérifie surtout que chaque garde a un nom. Pour voir ce que chaque médecin va vivre, il faut lire sa ligne au complet. C'est là qu'on trouve les erreurs. Pour chacun des huit médecins, posez quatre questions.

• A-t-il reçu sa part dans chaque colonne?
• La règle de repos est-elle respectée après chaque nuit, en tenant compte de ce qu'il a le lendemain (clinique externe, bloc opératoire, enseignement)?
• Dépasse-t-il un maximum du département, en comptant la période d'avant?
• Une non-dispo reçue à temps a-t-elle été oubliée?

La troisième question est souvent oubliée. La docteure C commence la période avec le bloc du 8 janvier. Si elle avait aussi fait la dernière fin de semaine de décembre, chaque grille respecterait la règle d'une fin de semaine sur trois, mais pas les deux mises bout à bout. Il faut donc regarder la fin de la période précédente.

7. Publiez, puis mettez le cumul à jour

Publiez la liste à la date annoncée, le 7 décembre dans l'exemple, avec la règle d'échange sur la même page : qui approuve un échange, et à qui la garde est comptée. Le plus simple : la garde compte pour la personne qui la fait, dans la colonne de la garde remplacée. Évitez les échanges d'une fin de semaine contre deux nuits. Ils ramènent le problème des colonnes additionnées, et la plupart des départements finissent par les interdire.

Le dimanche 28 février, à la fin de la période, notez dans le cumul ce qui a été fait, pas ce qui était prévu. Si le docteur F a cédé son bloc du 19 février à la docteure A, la fin de semaine va dans la colonne de la docteure A. Ce tableau à jour sert à calculer les parts de la période suivante. C'est aussi ce qui évite de se fier à la mémoire de quelqu'un. Notre article sur le remplacement de garde explique comment régler un désistement sans faire dix appels.

Les erreurs qu'on voit le plus souvent

La plus fréquente, c'est de remplir le calendrier dans l'ordre des jours. On commence le 4 janvier, on place les nuits de la première semaine, puis le vendredi arrive et on donne la fin de semaine à quelqu'un qui est encore libre. Personne n'a regardé le cumul, et ce sont souvent les mêmes médecins qui héritent des fins de semaine. Placer les fins de semaine en premier ne prend pas plus de temps.

La deuxième, c'est de tenir le cumul de tête. Après quelques années, le chef de département sait à peu près qui a fait quoi. Le jour où un médecin arrive en réunion avec son propre décompte et que les chiffres ne concordent pas, personne ne peut trancher. Un tableau de huit lignes, mis à jour à chaque période, évite cette discussion. Qu'il soit dans un fichier Excel ou dans un logiciel, notre comparatif des logiciels de liste de garde hospitalière au Québec fait le tour des options.

La troisième, c'est d'accepter des demandes après la date limite. Il faut alors refaire une partie de la grille, et la fois suivante, plus personne ne se presse pour envoyer ses non-dispos à temps. Une demande en retard se règle mieux par un échange entre collègues.

Si votre prochaine période commence bientôt

Pas besoin d'attendre janvier. Ressortez les listes des douze derniers mois, comptez les fins de semaine et les nuits de chacun, et partez de là. Les anciennes listes suffisent presque toujours. La première grille prend plus de temps, surtout pour le calcul des parts. Dès la deuxième, le cumul existe déjà.

1. Comptez les gardes de la période. Pour chaque type de garde, comptez les nuits de semaine et les fins de semaine à couvrir, séparément.
2. Calculez la part de chaque médecin. Divisez par le nombre de médecins en équivalent temps plein, puis ajustez selon le temps de pratique de chacun. Ce qui reste après les parts entières va aux médecins les plus en retard dans le cumul.
3. Recueillez les non-dispos avant une date limite. Congés, formations, activité clinique ailleurs. Une demande qui arrive après la date limite se règle par un échange.
4. Placez les fins de semaine en premier. Donnez-les d'abord aux médecins qui en ont fait le moins sur douze mois, en tenant compte de leur temps de pratique.
5. Remplissez les nuits de semaine. Donnez à chacun sa part en respectant les maximums du département, sans coller une nuit au bloc de fin de semaine de la même personne.
6. Vérifiez la grille médecin par médecin. Pour chacun : la part, la règle de repos, les maximums (en tenant compte de la période d'avant) et les non-dispos.
7. Publiez, puis mettez le cumul à jour. Publiez à la date prévue avec la règle d'échange. À la fin de la période, notez ce qui a vraiment été fait, remplacements compris.

Où Synchro intervient

Synchro suit cette méthode à chaque période. Le département choisit ce qu'il veut égaliser (nuits, fins de semaine, et fériés s'il les compte à part), et Synchro répartit les gardes en conséquence, en tenant compte du cumul et du temps de pratique de chacun. Chaque médecin écrit ses non-dispos et ses préférences en français, dans ses mots. Les règles de repos et les maximums sont appliqués quand la liste est générée, pas à la relecture. Quand quelqu'un se désiste, la garde est offerte à tous les médecins admissibles en même temps, et elle est comptée à celui qui la fait. Plusieurs types de garde et plusieurs spécialités peuvent être gérés dans le même outil, chacun avec ses médecins admissibles.

Les limites, pour être clairs. Synchro ne décide pas des règles du département : les types de garde, les maximums, la règle de repos et le traitement des fériés restent ceux que fixent le chef de département et son équipe, dans le cadre du CMDP. Synchro ne calcule pas la rémunération de la garde, ne transmet aucune donnée à un système provincial et ne contient aucune donnée de patient, seulement l'horaire des médecins. Le volet hospitalier est en bêta, gratuit pendant cette phase, et on l'ajuste avec chaque département qui embarque.

Pour aller plus loin

• Liste de garde en département hospitalier : ce qui diffère d'un GMF
• Meilleur logiciel de liste de garde hospitalière au Québec en 2026 : 8 outils comparés
• Comment répartir les gardes équitablement dans une équipe médicale
• Remplacement de garde : sortir de la cascade d'appels
• Liste de garde pour départements hospitaliers
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