Horaire des infirmières et des IPS en GMF : qui décide, et comment le monter.

Pourquoi ça ne se monte pas comme l'horaire des médecins

Un médecin de GMF n'est l'employé de personne. Il s'engage sur un nombre de demi-journées, choisit ses activités, négocie ses gardes avec ses collègues, et la gestionnaire place tout ça dans une grille. L'horaire des médecins se construit donc par entente entre pairs.

L'infirmière clinicienne, elle, occupe un poste. Ses heures, ses congés et ses remplacements obéissent à des règles écrites ailleurs que dans la clinique, et pas toujours au même endroit selon qui l'a embauchée. L'IPS est entre les deux : elle exerce de façon autonome dans sa spécialité, mais ses heures sont fixées par contrat avec les médecins qui collaborent avec elle.

Une même grille réunit donc trois logiques. Le problème, c'est qu'on la remplit souvent avec une seule, celle des médecins, et qu'on traite le reste de l'équipe comme une colonne à compléter à la fin.

Trois statuts, trois façons de fixer l'horaire

Le Programme de financement et de soutien professionnel pour les GMF du MSSS prévoit plusieurs façons d'avoir une infirmière dans l'équipe. Savoir laquelle s'applique à chaque personne est la première question à régler, parce qu'elle détermine qui a le dernier mot sur son horaire.

L'infirmière affectée par l'établissement

C'est le montage le plus courant. Le niveau du GMF fixe le nombre d'équivalents temps complet qu'il reçoit, d'une à dix infirmières cliniciennes et d'un à cinq intervenants psychosociaux. Ces personnes restent des employées du CISSS ou du CIUSSS, qui les affecte au GMF.

Elles exercent sous l'autorité fonctionnelle des médecins du GMF et sous l'autorité administrative et l'encadrement clinique de leur établissement, selon la section 4.5.3.1 du Programme. Le texte confie au médecin responsable d'adapter leurs horaires aux besoins de la clientèle. Il peut donc demander une présence le mardi soir. Il ne peut pas, par contre, écarter la convention collective qui encadre les congés, l'affichage des horaires ou les heures supplémentaires de cette infirmière.

En pratique, la gestionnaire du GMF monte l'horaire, mais elle le monte dans un cadre qu'elle n'a pas écrit. Comme l'autorité administrative reste à l'établissement, une demande de vacances peut avoir à y passer avant d'apparaître dans la grille du GMF. Mieux vaut savoir d'avance qui l'approuve.

L'infirmière embauchée directement par le GMF

Un GMF dont le site n'est pas exploité par un établissement du réseau peut demander que le soutien lui soit versé en argent, en partie ou en totalité, et embaucher lui-même. La personne travaille alors dans les locaux du GMF, sous l'autorité fonctionnelle et administrative des médecins du groupe.

Le GMF gagne de la souplesse : il fixe lui-même les règles de congés et d'horaire, dans le respect des normes du travail. Il prend aussi la responsabilité qui vient avec, puisque c'est à lui de prévoir le remplacement pendant les absences. Ce montage demande donc un horaire qui montre les trous d'avance, parce qu'aucun établissement ne viendra les combler.

L'IPS en soins de première ligne

Depuis le 2021-01-25, les infirmières praticiennes spécialisées peuvent, selon leur classe de spécialité, diagnostiquer des maladies et déterminer des traitements, des actes qui relèvent maintenant de leur propre loi plutôt que de la Loi médicale. Dans un GMF, l'IPSPL suit sa propre clientèle et voit des patients sans qu'un médecin soit dans la pièce.

Ses heures ne naissent pas dans la grille. Depuis le 2024-11-01, la lettre d'entente 389 encadre la collaboration entre médecins de famille et IPSPL, et les forfaits des médecins collaborateurs sont alloués au prorata des heures hebdomadaires prévues à l'entente de collaboration. L'horaire doit refléter ce contrat. Une IPSPL qui fait 28 heures quand l'entente en prévoit 35, mois après mois, c'est un écart que quelqu'un devra expliquer.

Les visites de l'IPSPL du groupe comptent aussi dans le taux d'assiduité, dont la cible est de 80 %. Une plage d'IPSPL annulée faute de bureau ne fait pas que déplacer des patients, elle en pousse une partie vers une autre clinique.

Les autres professionnels

Les intervenants psychosociaux suivent le même montage que les infirmières affectées. Le pharmacien, lui, s'achète à l'heure : son financement varie selon le niveau du GMF et son taux horaire était plafonné à 85 $ pour l'année financière 2025-2026. On achète un nombre d'heures, puis il faut les placer dans la semaine, idéalement aux moments où les médecins ont des questions de médication à lui poser.

Statut	Qui fixe l'horaire	Ce qui l'encadre	Qui remplace une absence
Infirmière ou intervenant affecté par l'établissement	Le médecin responsable adapte, la gestionnaire place	Programme GMF section 4.5.3.1 et convention collective de l'établissement	L'établissement, après quatre semaines d'absence continue
Infirmière embauchée par le GMF	Les médecins du GMF	Contrat de travail et normes du travail	Le GMF lui-même
IPSPL	L'entente de collaboration avec les médecins	Lettre d'entente 389, en vigueur depuis le 2024-11-01	À prévoir dans l'entente, rien d'automatique
Pharmacien	Le GMF, selon les heures achetées	Financement selon le niveau du GMF	Le GMF

Le trou des quatre semaines

Pour une ressource affectée, le Programme prévoit que l'établissement la remplace en cas d'absence continue de plus de quatre semaines : dès le premier jour si l'absence était prévisible, au plus tard le premier jour de la cinquième semaine sinon. Une absence de trois semaines n'ouvre donc aucun droit au remplacement.

C'est là que se jouent la plupart des casse-têtes. Une infirmière en arrêt pour deux semaines, une autre en formation trois jours, une troisième en vacances en même temps : aucune de ces absences ne déclenche quoi que ce soit du côté de l'établissement, et toutes retombent sur l'horaire du GMF. Les patients de suivi conjoint, les vaccins prévus et les plages de prélèvements doivent être redistribués à l'interne.

Un horaire qui affiche les absences des infirmières au même endroit que celles des médecins permet de voir ces chevauchements avant qu'ils arrivent. Un horaire où les infirmières vivent dans un onglet à part les découvre le lundi matin.

Les Fêtes, où tout le monde veut la même semaine

Le Programme fixe deux périodes des Fêtes, du 22 au 28 décembre et du 29 décembre au 4 janvier, pendant lesquelles le GMF doit encore offrir au minimum 44 heures de services réparties sur six jours. Ces heures ne se tiennent pas avec des médecins seulement. Il faut aussi quelqu'un au triage, aux vaccins et aux suivis qui ne peuvent pas attendre janvier.

Chez les médecins, la rotation des Fêtes se règle souvent en juin, entre collègues. Chez les infirmières affectées, les congés des Fêtes suivent les règles de l'établissement, avec leurs propres dates de demande et leur propre ordre de priorité. Si le GMF attend novembre pour croiser les deux calendriers, il découvre une semaine où trois médecins travaillent et aucune infirmière, puis une autre où c'est l'inverse.

Mettre les deux rotations dans la même grille dès l'été, même à titre provisoire, suffit pour voir ces semaines déséquilibrées pendant qu'il est encore temps de négocier. La méthode complète, avec le tour de rôle qui règle Noël pour trois ans, est détaillée dans notre article sur l'horaire des Fêtes en GMF.

Ce qui relie les deux horaires

Tenir les infirmières dans une grille séparée paraît plus simple, surtout quand une partie de leurs règles vient de l'établissement. Ça tient jusqu'au premier changement, parce que l'horaire d'une infirmière dépend presque toujours de celui d'un médecin, à trois endroits précis.

1. Le jumelage

Une infirmière clinicienne en suivi conjoint travaille avec un ou quelques médecins précis. Si le médecin part en vacances deux semaines, ses rencontres de suivi avec elle tombent aussi, et sa journée doit être réorganisée. Rien ne le signale quand les deux horaires sont tenus séparément : l'infirmière l'apprend quand le premier patient demande où est son médecin.

Écrire le jumelage dans l'horaire, même en une ligne (Mme X travaille avec Dre Y et Dr Z), suffit pour que l'absence d'un médecin pose tout de suite la question de sa partenaire.

Le jumelage sert aussi à la comptabilité. Quand le GMF refacture aux médecins le temps des infirmières qui travaillent avec eux, quelqu'un doit reconstituer chaque mois qui a travaillé avec qui, et pendant combien de temps. Si le jumelage vit dans l'horaire, ce compte se tire de la grille réelle. Sinon, il se reconstruit de mémoire, à partir de courriels et d'un fichier tenu à côté.

2. Le bureau

Les infirmières, les IPS et les médecins se partagent les mêmes locaux, et c'est souvent l'infirmière qui perd sa salle quand un médecin arrive en surplus. Une IPSPL sans bureau, ce sont des patients qu'on ne peut pas voir. Un horaire qui attribue les bureaux à toutes les catégories en même temps refuse la double attribution au lieu de la laisser se régler dans le corridor.

Les préférences comptent aussi. Un médecin qui veut le bureau voisin de celui de son infirmière de suivi n'est pas capricieux : il gagne des allers-retours toute la journée.

3. La présence pendant les heures d'ouverture

Le Programme exige au minimum 68 heures de services par semaine réparties sur sept jours, avec la présence d'un médecin de famille ou d'une IPSPL en tout temps. Un samedi matin où seule une IPSPL est à l'horaire compte donc pour cette présence, à condition que l'horaire le montre clairement.

L'inverse arrive aussi. L'IPSPL échange sa journée avec une collègue, le changement se règle de vive voix, et le samedi reste affiché comme couvert alors que personne d'admissible n'y est prévu. Une grille de médecins seule ne voit pas ce trou, puisque le samedi n'y a jamais figuré. Chaque heure d'ouverture doit porter le nom de la personne qui assure la présence, médecin ou IPSPL, dans la même grille que le reste.

Les deux erreurs qui reviennent

La première, c'est de monter l'horaire des médecins d'abord et de remplir les infirmières avec ce qui reste. On se retrouve avec des journées où trois infirmières n'ont aucun médecin jumelé, et d'autres où un médecin a besoin de soutien et n'en a pas. L'ordre qui marche mieux, c'est de placer les plages fixes de tout le monde (heures d'IPSPL prévues à l'entente, postes des infirmières affectées), puis de construire les médecins autour.

La seconde, c'est de compter l'équité seulement chez les médecins. Les soirées et les samedis des infirmières se répartissent aussi, parfois selon la convention, parfois selon l'usage. Quand personne ne les compte, ils finissent sur les mêmes personnes, et c'est souvent ce qui précède un départ.

Par où commencer ce mois-ci

1. Écrivez le statut de chaque professionnelle non médecin. Affectée, embauchée par le GMF, IPSPL sous entente. Une ligne par personne, avec qui approuve ses congés.
2. Sortez les heures prévues aux ententes de collaboration et comparez-les aux trois derniers mois d'horaire réel.
3. Écrivez les jumelages. Qui travaille avec qui, en une phrase. C'est ce qui permet à une absence de médecin de poser la bonne question tout de suite.
4. Mettez tout le monde dans la même grille, avec des vues filtrées par catégorie si l'équipe le préfère, mais une seule source.

Où Synchro intervient

Synchro place médecins, infirmières, IPS et intervenants dans un seul calendrier d'équipe, avec des vues filtrées par catégorie. Les bureaux s'attribuent à toutes les catégories en même temps, les plages de sans rendez-vous portent le nom de qui les tient, et chaque personne écrit ses contraintes en français, IPSPL et infirmières comprises. Quand un médecin s'absente, son infirmière le voit dans la même grille, au même moment. Synchro garde aussi la trace de quelle infirmière a travaillé avec quel médecin, et pendant combien de minutes : sa comptabilité d'équipe répartit ce temps entre les médecins présents et produit un export Excel par médecin. Le calcul part de l'horaire réel, alors une activité annulée sort du compte sans que personne ait à la retirer. Le prix est de 10 $ CAD par utilisateur par mois.

Les limites, pour être clairs. Synchro ne gère pas la paie, ne calcule pas les forfaits de la lettre d'entente 389 ni la facturation RAMQ, et n'applique pas les règles d'une convention collective à votre place : si l'établissement doit approuver un congé, il continue de l'approuver. Synchro ne remplace pas le DME, ne contient aucune donnée de patient et ne calcule pas le taux d'assiduité.

Pour aller plus loin

• Horaire des Fêtes en GMF : comment le monter sans chicane
• Les 27 contraintes réelles d'un horaire de GMF
• Horaire et rétention du personnel en GMF
• 8 moments qui ruinent l'horaire de votre GMF
• Calendrier d'équipe pour clinique médicale
• Attribution des bureaux
• Prix