Résidente en chef : passer l'horaire de garde à la prochaine sans tout perdre.

Ce qui se perd au changement de résidente en chef

La résidente en chef qui part laisse un fichier Excel, ou un lien vers un Google Sheets. Le fichier arrive intact. Avec lui, il manque tout ce que l'ancienne résidente en chef savait sans l'avoir écrit : pourquoi le Dr G n'est jamais de garde le mercredi, si le vendredi compte comme une fin de semaine, qui a déjà eu sa fin de semaine de Noël, quelle colonne elle corrigeait à la main parce que la formule comptait mal les résidents d'autres programmes.

La nouvelle résidente en chef découvre ces règles une à une, en général quand un collègue lui écrit que « ce n'est pas comme ça qu'on fait d'habitude ». Chaque découverte coûte une discussion, et parfois une garde donnée à la mauvaise personne. Sur un horaire monté entre pairs, c'est la confiance de l'équipe qui en prend un coup.

L'exemple de cet article reprend le service fictif de notre article sur l'horaire de garde des résidents : huit résidents du programme, de la Dre A au Dr H, et des résidents d'autres programmes qui changent à chaque bloc. La Dre C termine son année comme résidente en chef et la Dre D prend le relais.

Les cinq choses à transmettre

1. Les règles du service et les exceptions accordées

Commencez par les règles qui valent pour tout le monde. Ce sont celles que l'équipe applique sans y penser et qu'une nouvelle résidente en chef ne devine pas : le vendredi compte comme une fin de semaine travaillée, une non-dispo envoyée après la date limite se règle par un échange, un échange se déclare à la résidente en chef avant la garde. Le service applique aussi les règles de l'entente collective des résidents, mais celles-là sont écrites ailleurs. Ici, on note ce que votre service a ajouté par-dessus.

Les exceptions viennent ensuite, une ligne chacune. Pour chacune, il faut cinq informations, et la date de fin est celle qu'on oublie. Une exception sans date de fin devient une règle permanente que plus personne ne sait justifier.

Pour qui	Contrainte	Jusqu'à quand	Approuvée par	Note
Dr G	Pas de garde le mercredi soir	2027-08-31	Directeur de programme, 2026-09-10	Cours le jeudi matin
Dre E	Pas de garde le vendredi	2027-06-30	Programme	Accommodement, détail au dossier du programme
Dre A	Fin de semaine du 2027-07-02 à éviter	2027-07-04	Résidente en chef, 2027-02-15	Échange promis en retour d'une fin de semaine prise en février

La deuxième ligne montre comment écrire une exception qui touche la santé ou la vie privée. On note ce qu'il faut respecter et jusqu'à quand, pas pourquoi. Le document de passation va circuler, et la nouvelle résidente en chef n'a pas besoin du motif pour appliquer la contrainte. La troisième ligne est le genre de promesse qui disparaît le plus souvent : une garde rendue en retour d'un service, réglée de vive voix, que personne d'autre ne connaît.

2. Le compte de l'année, à jour au dernier bloc

Si le service tient un compte de l'année, transmettez-le à jour au dernier bloc terminé, échanges compris. Pour chaque résident du programme, il faut les gardes faites et les parts dues, en total et pour les fins de semaine. L'écart entre les deux dit qui est en avance et qui est en retard. Un compte qui s'arrête deux blocs avant la passation oblige la nouvelle résidente en chef à recompter des horaires qu'elle n'a pas montés.

Il reste une décision à écrire : que devient ce compte le 1er juillet? L'équipe change à cette date. Des résidents terminent, de nouveaux R1 arrivent. Remettre tout à zéro est simple. Reporter l'écart des résidents qui restent évite qu'un résident qui a pris deux gardes de plus en juin les perde au changement d'année. Les deux choix se défendent, à condition qu'il soit écrit et que l'équipe le connaisse. Dans l'exemple, la Dre C et la Dre D choisissent de reporter les écarts des résidents qui restent et de faire partir les R1 à zéro.

3. Le calendrier de ce qui est déjà connu

Une bonne partie de l'année suivante est connue au moment de la passation. Écrivez-la dans un seul calendrier, pour que la nouvelle résidente en chef ne la redécouvre pas bloc par bloc.

• Les dates de début des blocs, et pour chacune la date limite des non-dispos et la date de publication. La liste doit être remise au moins cinq jours ouvrables avant le début du bloc, alors on compte à rebours à partir de là.
• Les dates d'examens déjà annoncées, puisque le résident est libéré de garde les sept jours précédents.
• Les demi-journées académiques et les activités obligatoires qui reviennent chaque semaine ou chaque mois.
• Les jours fériés de l'été et de l'automne. Le 1er juillet, premier jour de l'année de résidence, est aussi un jour férié.
• Les vacances déjà accordées pour l'été.

Ajoutez une ligne pour les nouveaux R1. Pendant leurs six premiers mois, de juillet à décembre, un R1 de garde en établissement doit pouvoir compter sur un médecin ou un résident autre qu'un R1 sur place. Le premier horaire de l'année doit en tenir compte dès le 1er juillet.

4. Le fichier, expliqué onglet par onglet

Si l'horaire vit dans un fichier Excel, ajoutez un premier onglet nommé « À lire ». Une ligne par onglet : ce qu'il contient, ce qui se remplit à la main et ce qui se calcule tout seul. Les formules qui pointent sur des noms de résidents écrits dans les cellules sont celles qui cassent au premier changement d'équipe. Remplacez-les, ou au moins signalez-les.

Faites ensuite le test qui compte. Avant la rencontre de passation, demandez à la nouvelle résidente en chef de recompter seule le dernier bloc à partir du fichier et du document. Ce qu'elle n'arrive pas à faire sans vous appeler, c'est ce qui manque. Si le fichier ne résiste pas au test, c'est le moment de décider s'il vaut la peine d'être réparé ou s'il faut passer à autre chose. Notre article sur les limites d'Excel aide à trancher.

5. Les personnes à joindre

La liste de garde passe par plusieurs personnes que la nouvelle résidente en chef ne connaît pas encore. Écrivez leur nom, leur rôle et la meilleure façon de les joindre : la coordonnatrice ou le coordonnateur du programme, le bureau de la direction des services professionnels qui signe la liste, les programmes qui envoient des résidents dans le service et la personne qui confirme leurs noms avant chaque bloc, et le médecin responsable à qui on remonte un conflit que l'équipe n'arrive pas à régler.

La rencontre de passation, en 30 minutes

Le document fait le gros du travail, mais une rencontre courte évite qu'il reste dans une boîte courriel. Faites-la après le test du recompte, pour que les questions de la nouvelle résidente en chef soient déjà prêtes. Une demi-heure suffit si le document existe.

Minutes	Sujet	À la fin, on sait
0 à 5	Où vit l'horaire	Où sont l'horaire publié, le compte et les échanges, et qui y a accès
5 à 15	Les exceptions, une par une	Lesquelles sont maintenues et lesquelles se terminent au 30 juin
15 à 20	Le compte de l'année	S'il repart à zéro ou s'il est reporté le 1er juillet
20 à 25	Le calendrier et le bloc de juillet	Qui monte le bloc de juillet, et pour quelle date de publication
25 à 30	Les contacts et la suite	La date d'un appel de suivi après le premier bloc

La question du bloc de juillet mérite qu'on s'y arrête. Il doit être publié avant le 1er juillet, donc pendant l'année de la résidente en chef sortante, mais c'est la nouvelle qui va le gérer. Décidez qui le monte. Si c'est la résidente en chef sortante, la nouvelle le suit de près et gère les échanges dès le premier jour.

Les deux premières semaines de la nouvelle résidente en chef

Présentez-vous à l'équipe et aux programmes qui envoient des résidents, avec la date limite des non-dispos du prochain bloc. Annoncer cette date tôt évite la vague de demandes la veille de la publication.

Relisez la liste des exceptions et retirez celles qui ont pris fin. Vérifiez l'encadrement des nouveaux R1 sur chaque garde en établissement de juillet. Et à la fin du premier bloc, mettez le compte à jour vous-même, échanges compris, même si la résidente en chef sortante a monté l'horaire. C'est la première fois que le compte passe entre vos mains, et c'est le moment de voir s'il tient. Notre article sur le remplacement de garde montre comment régler les désistements des premières semaines sans dix appels.

La liste de passation, à copier

Pour la résidente en chef sortante, avant la rencontre :

1. Écrire les règles du service que l'équipe applique sans y penser.
2. Lister chaque exception avec la personne visée, la contrainte, la date de fin et qui l'a approuvée, sans motif médical ou personnel.
3. Noter les promesses d'échange encore à honorer.
4. Mettre le compte de l'année à jour au dernier bloc terminé, échanges compris.
5. Proposer une règle pour le compte au 1er juillet : remise à zéro ou report des écarts.
6. Remplir le calendrier connu : blocs, dates limites, publications, examens, demi-journées académiques, fériés, vacances accordées.
7. Ajouter un onglet « À lire » au fichier et signaler les formules fragiles.
8. Écrire la liste des personnes à joindre, avec leur rôle.
9. Demander à celle qui prend le relais de recompter seule le dernier bloc.

Pour la nouvelle résidente en chef, dans les deux premières semaines :

1. Savoir qui monte le bloc de juillet et quand il est publié.
2. Annoncer la date limite des non-dispos du prochain bloc à l'équipe et aux programmes qui envoient des résidents.
3. Retirer les exceptions qui ont pris fin.
4. Vérifier l'encadrement des nouveaux R1 sur chaque garde en établissement.
5. Mettre le compte à jour soi-même à la fin du premier bloc.
6. Faire l'appel de suivi avec l'ancienne résidente en chef.

Où Synchro intervient

Avec Synchro, la moitié de cette liste vit déjà dans l'outil au moment de la passation. Le compte est reporté d'une période à l'autre et tout le monde voit les compteurs, critère par critère. Chaque résident écrit ses non-dispos en français, dans ses mots, et elles restent dans son profil d'un horaire à l'autre. Quand une garde change de main, l'échange passe par l'outil et les compteurs suivent pour les deux résidents. La nouvelle résidente en chef hérite donc d'un compte qu'elle n'a pas à recompter, et d'échanges qui ne sont pas restés dans une conversation de groupe.

Synchro ne remplace pas le document de passation. Les règles propres au service, l'histoire derrière une exception, la décision du 1er juillet et les contacts s'écrivent encore à la main, et c'est l'ancienne résidente en chef qui les connaît. Synchro ne touche aucune donnée de patient. Notre page sur les GMF-U dit aussi ce qui manque encore pour la partie pédagogique des résidents en médecine familiale.

Pour aller plus loin

• Comment monter l'horaire de garde d'une équipe de résidents
• Comment répartir les gardes équitablement dans une équipe médicale
• Comment monter la liste de garde d'un département hospitalier : méthode pas à pas
• Liste de garde en département hospitalier : ce qui diffère d'un GMF
• Logiciel d'horaire pour GMF-U
• Logiciel de liste de garde